1 Inleiding
De Stichting Landbouwtentoonstelling Opmeer (STO) heeft een veiligheidsplan evenementen. Dit is een onderdeel van de vergunningsaanvraag richting de gemeente en wordt ook door hulpdiensten als naslagwerk gecontroleerd/gebruikt. In dit plan zijn diverse scenario’s vastgelegd met gevolg en mogelijke oplossingen. Deze zijn echter onvoldoende uitgewerkt om door de stichting in praktijk uit te voeren. Hiervoor is dit calamiteitenplan voor het bestuur geschreven en bevat uitgeschreven scenario’s die per functie is verwoord.
2 Terreinindeling
Door de omvang van het terrein zijn er meerdere “eilanden”. Om de locaties duidelijk te krijgen voor verdere omschrijvingen in het plan dienen deze verwoordt te worden. Deze zijn:
Koeienterrein (4)
Bij de hoofdingang van het terrein vanaf de Koningspade bevindt zich het koeienterrein. Op de maandag bevindt zich op zijn hoogtepunt zich hier circa 2000 bezoekers, 70 koeien en 70 kalveren. De aanvoer begint ‘s morgens om 5:30 en de afvoer begint circa 14:00.
Zwembad terrein (14) + geiten (24)
Het zwembadterrein is vanaf de opening van het terrein tot circa 16:30 geopend. Personeel van de gemeente houdt hier toezicht en de STO heeft hier geen verantwoording. Op het parkeerterrein voor het zwembad worden geitenkeuringen gehouden.
Tennishal (26, 27, 28)
Deze hal wordt gebruikt voor kleindierkeuringen, kindervermaak en braderie met marktkramen. Op zijn hoogtepunt zal er circa 120 personen in de hal zijn. Vanuit de STO is hier circa 4 medewerkers bij het kindervermaak.
Schapenterrein (10)
Tussen de sporthal en ring 1 ligt het terrein waar schapenhokken staan en waar keuringen gehouden worden. Hier bevindt zich op het hoogtepunt circa 100 personen. Vanuit de STO zijn hier voor de start van de keuringen circa 4 medewerkers en over de rest van de dag geen.
Ring 1 (1)
Midden op het terrein is ring 1 gelegen. Hierin worden gedurende de gehele dag shows, springconcours en aangespannen wedstrijden gehouden. Op het hoogtepunt van de dag (opening) bevinden zich er max. 35 personen in de ring. Gedurende de dag zijn er circa 8 medewerkers van STO aanwezig.
Hoofdtribune
Naast ring 1 staan aan weerskanten van de VIP-tent twee tribunes. Op de tribune zijn er circa 1200 zitplekken. Deze tribune is vrij toegankelijk waarbij er geen medewerkers van de STO aanwezig zijn.
VIP-tent
Naast ring 1 staat een VIP-tent waarin zich maximaal 300 personen aanwezig kunnen zijn. Vanuit de STO zijn er 3 medewerkers aanwezig.
Ring 2 (2)
Ten oosten van het terrein ligt ring 2. Hierin worden gedurende de gehele dag shows, springconcours en aangespannen wedstrijden gehouden. Gedurende de dag zijn er circa 6 medewerkers van STO aanwezig. Naast de ring is er een tribune aangelegd circa 300 personen op kunnen zitten.
Feesttent (8)
Op het midden van het terrein staat een 30×20 m1 feesttent. Deze wordt overdag gebruikt voor catering doeleinden. In de loop van de middag (na 16:00 uur) wordt deze als feesttent gebruikt. De tent wordt geheel gerund door een cateringbedrijf incl. bewaking. Op zijn hoogtepunt bevinden zich er 500 personen in de en rond de feesttent.
Standhoudersterrein (6)
Over het gehele evenemententerrein zijn er standhouders aanwezig waarbij in het midden van het hoofdterrein en bij de koeienterrein de hoogste concentratie is. Standhouders hebben marktkramen, open standruimte of (pagode)tenten. Vanuit de STO zijn hiervoor geen medewerkers. De standhouders zijn in totaal met circa 280 personen.
Parkeerterreinen
Voor het parkeren van de bezoekers en VIP’s zijn er twee grote parkeerterreinen. Aan de westzijde van de Weijver gelegen aan de Koningspade 3. Hier bevinden zich op het hoogtepunt 600 auto’s. Deze auto’s worden begeleid door 6 verkeersregelaars.
Aan de oostzijde ligt het 2de parkeerterrein aan de Middelweg. Hier bevindt zich op het hoogtepunt 600 auto’s. Deze auto’s worden begeleid door 6 verkeersregelaars.
3 Hulpdiensten
Op het terrein zijn gedurende de gehele dag diverse hulpdiensten aanwezig. Dit zijn:
Brandweer (12)
De brandweer Opmeer is met een blusgroep aanwezig en is bekend met het evenement. Zij bezoeken vooraf de cateringspunten, tenten en standhouders op brandveiligheid en aanwezige blusmiddelen. Een blusvoertuig is aanwezig maar kan elders ingezet worden. Samen met de politie stellen zij een post op bij het secretariaat.
Politie (12)
De politie NHN is met 10 personen aanwezig en is bekend met het evenement. Hiervan is er minimaal 1 motoragent. Samen met de brandweer stellen zij een post op bij het secretariaat.
EHBO (15)
Er zijn gedurende de dag in ploegendiensten 30 gediplomeerde EHBO’ers aanwezig. Zij beschikken over een eigen werkruimte in de vorm van een pagodetent op het midden van het terrein en zijn op de plattegronden aangegeven. Een eventuele ambulance wordt door de EHBO op de afgesproken ingang opgewacht en begeleid naar de gewenste plaats. De hulpdiensten zijn door middel van het evenementenplan geïnformeerd over de diverse ingangen en vluchtroutes. Bij de EHBO is er een AED aanwezig.
4 Calamiteit
Een calamiteit betekend letterlijk één grote ramp. Maatregelen zijn genomen om deze te voorkomen. Dit door gebruik te maken van gekeurde materialen, vooraf bedachte scenario’s en risico’s te beperken. Zou er ondanks deze maatregelen er toch een calamiteit kunnen ontstaan zijn de bestuursleden de eerste aanspreekpunten. De hulpdiensten zijn getraind in het omgaan met calamiteiten en zullen de regie snel in handen nemen. Hierbij is ondersteuning nodig van de STO en zijn bestuur. Let hierbij op dat de eigen veiligheid en die van de medewerkers voorop staat.
Om snel aanwezig te kunnen zijn voor beantwoording van vragen is het terrein in onderdelen verdeeld. Per onderdeel is de aangewezen bestuurslid het aanspreekpunt. Zie onderstaand overzicht voor de functies.
Calamiteitenfunctie Functie Naam Telnr.
Crisiscentrum (secretariaat) Voorzitter Wim Staal 06-13898343
Algemeen + ondersteuning voorzitter Secretaris Marjan van Tartwijk 06-52502539
Ring 2 Penningmeester Gerdien Boerma 06-27474817
Hoofdtribune + VIP-tent + ring 1 Sponsoring Jakko Bregman 06-20014522
Terrein + Feesttent Technische commissie Alberto Steur 06-22230553
Koeienterrein + schapenterrein Levende have Theo de Jong 06-20978103
Tennishal + zwembad + geiten + standhouders Standhouders Mark Neesen 06-83214566
Parkeerterreinen + medewerkers Medewerkers Bjorn Groot 06-50546863
Pers + crisiscentrum + Sociale media PR Co Schipper 06-20139538
Shows Shows Harry Waal 06-22746344
Om de bezoekers te informeren zal dit via jurywagen 1 via de speakers worden omgeroepen. Het wedstrijdsecretariaat wordt vanuit het dagelijks bestuur hiermee opgedragen en informeert/instrueert de speaker. De PR-man zal via sociale media de informatie naar buiten brengen.
Informatie aan de media wordt alleen verstrekt door de voorzitter en PR-man. Andere bestuursleden dienen bij een calamiteit de pers/media niet te woord te staan.
5 Aanpassen dagprogramma
Door diverse omstandigheden kan het dagprogramma aangepast worden. Oorzaken kunnen zijn weersomstandigheden, calamiteit(en) of overlijden. Deze beslissingen worden besloten door het dagelijks bestuur bestaande uit de voorzitter, secretaris en de penningmeester samen met de bestuurslid/bestuursleden die vanuit zijn/hun functie hiermee betrokken zijn. Na een beslissing informeert de secretaris (eventueel met ondersteuning) de overige bestuursleden. Iedere bestuurslid gebruikt deze informatie voor het verder uitoefenen van zijn functie en de onderdelen die hieronder vallen.
Om de bezoekers te informeren zal dit via jurywagen 1 via de speakers worden omgeroepen. Het wedstrijdsecretariaat wordt vanuit het dagelijks bestuur hiermee opgedragen en informeert/instrueert de speaker. De PR- man zal via sociale media de informatie naar buiten brengen.
Na het aanpassen van het dagprogramma (klein of groot) heeft dat zijn consequenties over diverse onderdelen. De grootste impact zal het hebben op de medewerkers. De werkzaamheden voor de medewerkers dienen eventueel aangepast te worden voor bijvoorbeeld de shows, parkeren of om de bezoekers te begeleiden. Zonder aangepaste opdracht dient iedere medewerker zijn geïnstrueerde functie uit te blijven oefenen. De bestuurslid die verantwoordelijk is voor de medewerkers instrueert de voorlieden of individuele medewerkers over eventuele aanpassingen.
6 Ontruiming
Bij een calamiteit kan uit opdracht van de hulpdiensten het terrein worden ontruimd. Hierbij zal medewerking vanuit het bestuur en de medewerkers voor nodig zijn. Afhankelijk van de calamiteit en de locatie dient de ontruiming via een of meerdere van de uitgangen te gebeuren. Zie bijlage 2 met een overzicht van de vluchtroutes.
Om de bezoekers te informeren zal dit via jurywagen 1 via de speakers worden omgeroepen. Het wedstrijdsecretariaat wordt vanuit het dagelijks bestuur hiermee opgedragen en informeert/instrueert de speaker.
7 Parkeren
Door weersomstandigheden zou de bestaande parkeerterrein niet of nauwelijks gebruikt kunnen worden. Hiervoor zijn er afspraken gemaakt met tuincentrum de Boet. Hier kan de STO enkele parkeerterreinen gebruiken als noodvoorziening. Pendelbussen dienen daarbij ingezet te worden om de bezoekers naar en van het evenement terrein te vervoeren. Het verwijzen naar deze locatie zal gebeuren via verkeersregelaars.
8 Stroomvoorzieningen
Op het terrein zijn in totaal 5 aggregaten in gebruik en 2 vaste stroomkasten. De gehele elektrische installatie wordt aangelegd en onderhouden door firma Klaver Technisch Bedrijf. Door omstandigheden kan een van de stroomvoorzieningen uitvallen. Hiervoor dient op kort termijn een vervangend aggregaat aangesloten te kunnen worden.
9 Schuilmogelijkheden
Door weersomstandigheden moeten de bezoekers en medewerkers veilig kunnen schuilen. Dit kan in de grote feesttent, bij tenten van standhouders, VIP-tent en de tennishal. Bij zeer hevige omstandigheden zijn de tijdelijke tentvoorzieningen onvoldoende of onveilig. Dan zal in overleg met de exploitant de sporthal woren opengesteld.
Weersomstandigheden kunnen zijn:
• Wind.
Hierbij kunnen de tenten onveilig zijn. Bezoekers begeleiden/verwijzen naar de tennishal en eventueel de opengestelde sporthal.
• Onweer.
Het terrein bevat vele aluminium vlaggenmasten en tenten. Bij hevige onweer de bezoekers begeleiden naar de tennishal en eventueel de opengestelde sporthal.
• Regen/hagel.
Op het terrein zijn er diverse schuilmogelijkheden. Bij hevige neerslag de bezoekers begeleiden naar de tennishal en eventueel de opengestelde sporthal.
10 Crisis- en perscentrum
Het secretariaat fungeert als crisiscentrum. Wanneer de omstandigheden of calamiteit daar om vraagt fungeert het gemeentehuis van Opmeer als crisiscentrum. Vanuit het gemeentehuis wordt eventuele pers ter woord gestaan. Gemeentehuis is bereikbaar op telnr. 0226 – 363 333.